Boekhouden in een nieuw perspectief
Het boekhoudsysteem uit de 15e eeuw, zoals bescheven door Luca Pacioli, wordt in principe nog steeds gebruikt en onderwezen. En de communicatie rondom de administratie berust nog steeds op de beginselen van toen, met als gevolg dat het administratieve onderwijs onevenredig veel tijd kost en lang niet altijd tot een helder begrip leidt. Voor grote ondernemingen vormen de culturele verschillen in communicatie over de administratie een belangrijk aandachtspunt. Pacioli beschreef het boekhouden aan de hand van de praktijk, in een tijd dat men negatieve getallen nog niet kende en zeker niet over computers beschikte.
Luca Pacioli
Luca Pacioli (1445-1520) was een van de hoofdpersonen uit de Italiaanse renaissance. Hij was franciscaner monnik en een vooraanstaande geleerde en auteur op gebieden zoals wiskunde, theologie, architectuur en handel. Pacioli was een tijdgenoot en vriend van Leonardo da Vinci. Zijn bekendste werk is gepubliceerd in 1494, de "Summa de arithmetica, geometrica, proportioni et proportionalita". Dit boek handelt vooral over de wiskunde van het dagelijks leven. In een van de hoofdstukken beschrijft Pacioli als eerste de principes van het dubbel boekhouden. Hij staat daardoor bekend als grondlegger van het nu nog algemeen gebruikte boekhoudsysteem. Door zijn boek werd het voor iedereen mogelijk om zich deze methode eigen te maken.
|
Een nieuwe manier van definiëren
Dankzij de mogelijkheden die computers en database-technologie ons bieden, is de administratieve praktijk sterk veranderd. Door de wijze van beschrijven grondig te herzien, kan 'de boekhouding' veel beter begrepen worden, juist ook transcultureel. Het structureel nadenken en communiceren over de feiten die worden vastgelegd, brengt grote waarde in de informatieketen.
Op deze site is het eerste hoofdstuk beschikbaar van het proefschrift van Dr. Anne-Marie Vousten-Sweere: Boekhouden in een nieuw perspectief, naar een modelmatige benadering en database toepassing (Universiteit van Tilburg, 26 maart 2004). Dit hoofdstuk behandelt het conceptuele model. In het proefschrift wordt dat aangevuld met het cognitieve en technische model en de analyse van enige gangbare administratieve systemen: Exact, Multivers, Afas en SAP.
Het proefschrift betreft een originele en zeer structurele beschrijving van het boekhouden. Daarbij wordt een systeem beschreven dat berust op de principes die Pacioli heeft beschreven - op dat punt gelukkig niets nieuws. Een aanleiding tot de studie was dat het in het onderwijs onevenredig veel tijd kost om de principes van het boekhouden over te brengen. Het gaat in deze studie om het overbrengen van de essentie, onafhankelijk van een bepaalde praktische uitvoering.
Het doel van het formuleren van een boekhoudsysteem, de boekingsregels, is zeer praktisch: men probeert binnen een gekozen invalshoek alle transacties in een organisatie op een zodanige manier te vertalen, dat een consistente instructie kan worden gegeven voor de wijze van verwerking van deze transacties in het systeem (pag. 6).
Drie belangrijke elementen in deze studie zijn:
- De verhouding tussen resultaat- en kapitaalrekeningen wordt op transculturele wijze en met wiskundige vergelijkingen vastgelegd, op een volstrekt eenduidige wijze;
- De vastlegging wordt met één, goed gemotiveerd vast te leggen feit tegelijk uitgebreid;
- Van elk vast te leggen feit wordt zeer structureel gemotiveerd welke kennis, inzichten en vaardigheden worden vereist om dit vast te leggen en welke informatie het oplevert.
Met het vastleggen van 7 feiten per transactie, kan een complete en deugdelijke financiële administratie worden gevoerd waarvan het verwerkingsproces goed kan worden beschreven. Die feiten zijn:
- Transactiecode, waarbij één van zestien mogelijke reacties hoort;
- Transactiebedrag;
- Transactienummer;
- Datum/tijdstip;
- Identificatiecode j (bijv: Vaste Activa=1, Vlottende Activa=2);
- Identificatie-subcode s;
- In plaats van bedrag: hoeveelheid & prijs per eenheid.
Volg deze link om het volgende artikel als pdf te downloaden: EEN NIEUW CONCEPTUEEL MODEL VOOR BOEKHOUDEN MET VERSCHILLENDE ABSTRACTIENIVEAUS
Business Intelligence en de Financiele Administratie
Elk bedrijf van enige omvang, inclusief zelfstandigen, gebruikt een computer voor de financiele administratie. Enige vorm van rapportage en analyse is altijd aanwezig, wat als de eenvoudigste vorm van BI kan worden gezien. Met een spreasdsheet friendly OLAP omgeving kan veel waarde worden toegevoegd aan de financiele administratie. Daarbij kan je vast stellen dat de financiele gegevens altijd de basis vormen van andere management trajecten.
Spreadsheet friendly OLAP is zeer toepasbaar voor;
- Rapportage
- Analyse
- Controle
- Budgetering
- Consolidaties
- Due Dilligence
- Integratie van informatie uit diverse ERP- en boekhoudystemen