Scientific Management en F.W. Taylor

    

Het in 1911 door Frederick Winslow Taylor (1856 - 1915) gepubliceerde boek, The Principles of Scientific Management, wordt vaak gezien als de basis van wetenschappelijk management.

Florence Nightingale is een voorbeeld dat de wetenschappelijke aanpak al eerder werd gebruikt voor het verbeteren van de kwalieteit van omstandigheden en dienstverlening. Het belang van Taylor zit er in dat hij er een missie van maakte om de wetenschappelijk management aanpak in te doen voeren. Hij werkte als consultant voor een aantal bedrijven. We zien dat veel van zijn ideeen, inclusief de contraproductieve, nog steeds in bedrijven door werken. Het werk van Taylor heeft vanaf het begin tot extreme reacties geleid, zijn bekendheid komt dan ook door zijn publicaties en niet vanwege behaalde resultaten. Alhoewel directe invoering op veel weerstanden stuitte, was Taylor een bekende auteur en management consultant. Hij dacht dat door wetenschappelijke studie de "Enige Goede Manier" om dingen te doen kon worden bepaald. Niet alleen Henry Ford, maar ook Lenin en Mussolini waren onder de indruk van zijn werk. Zijn visie is dan ook duidelijk in de aanpak van alle drie te herkennen, goed om over na te denken. In 1908 bood Harvard als een van de eerste universiteiten in Amerika een Business Management studie aan, het curriculum voor het eerste jaar was gebaseerd op Taylor's scientific management. Enige kennis van het werk en de invloed van Taylor en de kritiek daar op, is dan ook een voorwaarde voor het invoeren Performance Management.

Taylor werd vooral bekend door zijn tijd- en bewegingstudies, op grond waarvan de handelingen die moesten worden verricht exact en dwingend werden vastgesteld en genormeerd. Voor de invoering van Scientific Management (SM), werd het werk uitgevoerd door kundige ambachtslieden die zelf beslisten over hoe het werk werd gedaan. De wijze waarop Taylor de productie organiseerde maakte het mogelijk om ongeschoolde arbeiders snel te trainen voor de volledig vastgelegde taken. Daarbij werd ook gebruik gemaakt van op de taak toegesneden gereedschap. Henry Ford heeft dat nog verder uitgewerkt door in te zien dat standaardisatie van het product en gebruik van daarvoor speciaal gemaakte machines, pas echt een massa productie mogelijk maakte.

Taylor ging uit van een cynische, naive en niet op wetenschap gebaseerde sociale en psychologische visie, maar het was ook niet kwaadaardig bedoeld. Zijn basis aanname was dat het enige motief om te werken in geld gewin lag. Hij was heel erg overtuigd van de natuurlijke luiheid van de werknemer. De werknemer zou alleen werken naar de beloning die men voor het gedane werk zou krijgen. Dat werknemers niet het maximale rendement uit hun mogelijkheden halen, zou voor een groot deel komen doordat er geen feitelijke controle was op de arbeidsprestaties van de werknemers. De nadruk lag dan ook op het verbeteren van de productie door controle en een paternalistische houding. Het productieproces werd verregaand gerationaliseerd, Taylor had geen enkele waardering voor eigen iniatief. De werknemers worden tot in het laatste detail exact geinstrueerd hoe er moet worden gewerkt. Het toepassen van de methode in de praktijk heeft vanaf het begin veel weerstanden opgeroepen. Taylors werk zou eerst worden gepubliceerd door de American Society of Mechanical Engineers, waarvan hij van 1906-1907 voorzitter was geweest. Maar men weigerde dit, het werk riep intern te veel weesrtand op. Er wordt wel gesteld dat moderne opvattingen over bedrijfsvoering zijn ontstaan met het weerleggen van de foutieve veronderstellingen van Taylor.

Het toepassen van de wetenschappelijke methode bij het inrichten van de productie en het sturen van organisaties, heeft een enorme sprong gebracht in het vermogen om diensten en goederen te produceren. Dat kan los worden gezien van de sociale en politieke omgeving waarin Taylor leefde, waardoor zijn invulling van de wetenschappelijke methode werd bepaald. Zoals het verhaal van Florence Nightingale schetst, is het gebruiken van wetenschappelijke methodes bij kwaliteit en management vraagstukken, niet exclusief begonnen met de bijdrage van Taylor, het is iets waar men in die tijd aan toe was. Bij voorkeur wordt de term Management Science gebruikt voor het managen op basis van feiten, met Scientific Management wordt vaak de specifieke invuling van Taylor bedoeld.

Met de opkomst van de computer heeft het toepassen van de wetenschappelijke methode extra dimensies gekregen. Het meten is weten principe vormt de basis vanTotal Quality Management en Six Sigma. Het is nu geen vraag meer dat goede toegang tot alle relevante informatie en duidelijke communicatie van doelstellingen de basis is voor effectief werk.

Business Intelligence en Management Science

Dat management beslissingen bij voorkeur op feiten gebaseerd moeten zijn, leidt geen twijfel. En dat een goede organisatie van het werk tot een beter resultaat leidt wordt ook niet betwijfeld. Dat de wetenschap ook eenduidig vast kan stellen in welk kader het werk plaats moet vinden, is niet meer zo vanzelfsprekend als Taylor en veel van zijn tijdgenoten dat veronderstelden.

Het hoeft geen betog meer dat de computer grote diensten kan bewijzen bij een optimale organisatie van het werk. Wat niet iedereen zich lijkt te realiseren is de betekenis van het feit dat spreadsheets, en Excel in het bijzonder, de meest gebruikte tool voor dit doel zijn. Veel BI projecten ontkennen dit en worden los van het bestaande gebruik van Excel opgezet. Niet zelden worden gebruikers gedwongen cijfers over te typen in Excel om er echt mee aan de slag te kunnen gaan. Maar ook een simpele export van getallen naar Excel levert geen optimaal werkbare situatie op. De meest recente gegevens moeten simpel en direct ter beschikking staan als basis voor berekeningen en modellen. Er moet eenvoudig samen kunnen worden gewerkt aan planning, modelleren en analyse. En de informatie moet eenduidig zijn en goed opgeslagen worden.

Niet zelden wordt het gebruik van Excel in BI omgevingen afgewezen omdat er niet voldoende kennis bestaat van de mogelijkheden om de bekende problemen van Excel-gebruik weg te nemen. Het is ook duidelijk dat er problemen ontstaan als iedereen zijn eigen spreadsheet opslaat, met al snel verschillende versies van cijfers en berekeningen tot gevolg. In zo'n situatie kan ook niet vastgesteld worden hoe de veranderingen tot stand zijn gekomen (audit trail). En backups zijn niet centraal te regelen.

In een spreadsheet friendly OLAP omgeving wordt gewerkt met een centrale server voor opslag van gegevens en berekeningen, waarvoor Excel de ideale client is. Er is in zo'n opzet alleen sprake van de voordelen van Excel en kan het gebruik van Excel voor dit soort doelen alleen maar worden aanbevolen als de bewezen meest productieve omgeving.

In de praktijk zijn veel toepassingen die BI-Team realiseert gericht op planning.

Literatuur:

Applied Management Science, 2'nd edition

Modeling, Spreadsheet Analysis, and Communication for Decision Making

John A. Lawrence, jr,  Barry A. Pasternack

John Wiley & Sons - ISBN 0-471-39190-5 

Analyzing Business Data with Excel

Gerald Knight

O'Reilly - ISBN 0-596-10073-6

Links: