bi-team

Haal met Enterprise Spreadsheets het beste uit Excel en neem de nadelen weg.

De slechte naam van Excel komt voort uit de lokale opslag van gegevens en rekenregels.

Een OLAP-server heft de tekortkomingen van Excel op, door middel van de centrale opslag van gegevens en rekenregels. Zelfs als we het multidimensionele aspect volledig vergeten, dan nog heeft het inschakelen van een OLAP-server veel voordelen voor Excel-gebruikers.

De centrale opslag van data en rekenregels in een OLAP-database, levert een solide, functionele en toegankelijke werkomgeving. OLAP-servers ordenen de informatie op de manier zoals u over uw organisatie denkt en maken die informatie intuïtief beschikbaar. De naadloze koppeling met Excel zorgt voor brede toepassingsmogelijkheden en groot gebruiksgemak. U kunt de informatie vanuit dezelfde OLAP-omgeving uiteraard ook via een dashboard presenteren en via het web toegankelijk maken.

Bij een groeiend aantal klanten brengt BI-Team op deze basis succesvolle projecten tot stand. Daaronder zijn organisaties als ABN AMRO en Nederlandse Spoorwegen. Onze klant VWE biedt via het web toegang tot een OLAP database met statistische informatie over alle Nederlandse auto’s, inclusief de dagelijkse mutaties.

De voordelen van Enterprise Spreadsheets zijn:

• one version of the truth - door de centrale opslag van gegevens en berekeningen;
• security - de toegansgrechten van de gebruikers tot de gegevens worden precies geregeld;
• audit trail - allle veranderingen in de gegevens kunnen worden vastgelegd;
• georganiseerde back-up - vanwege de centrale database.
• gecontroleerd samenwerken - met alle gegevens in een centrale database
  

Spreadsheets zijn de meest gebruikte BI-tool 

Visicalc was het eerste spreadsheet. Het verscheen in 1979 voor de Apple II en was een belangrijke reden voor het succes van deze computer. Lotus 1-2-3 deed in 1983 hetzelfde voor de PC. Samen brachten ze de personal computer in de businesswereld binnen. Op dit moment is Excel het belangrijkste product binnen de Microsoft Office suite en Office is het belangrijkste product voor Microsoft. Naar schatting zijn er wereldwijd meer dan 200 miljoen legale gebruikers van Excel. Spreadsheets worden gebruikt door (vrijwel) iedereen die met cijfers werkt. 

OLAP en spreadsheet leven al 25 jaar naast en met elkaar. OLAP-databases bestaan al sinds de jaren zeventig. Maar pas sinds een aantal jaren, vanaf het moment dat de kracht van computers en de omvang van het geheugen groot genoeg geworden zijn, worden OLAP-databases breed ingezet. Het gebruik van de combinatie OLAP en spreadsheet neemt dan ook snel toe. 

Enterprise spreadsheets zijn vooral geliefd bij de 'actieve' gebruikers die meer flexibiliteit en interactiviteit willen dan webapplicaties kunnen bieden.

In vrijwel elke organisatie worden de echt belangrijke rapporten niet uit BI systemen gehaald, maar met Office en vooral in Word of Excel gemaakt. De formele informatie uit het BI systeem wordt aangevuld met informele informatie en de lay out kan men vaak in een BI systeem toch ook niet zo krijgen als gewenst is of met teveel moeite.Je kan je afvragen waarom Excel niet direct met de BI databron wordt verbonden. Maar ook al zijn OLAP-spreadsheets erg populair bij gebruikers, voor ICT-ers is het vaak een onbegrepen fenomeen. Onze ervaring is dat ICT na een korte gewenning aan zo'n direct op de business gerichte omgeving, niet minder enthousiast is dan de gebruikers. ICT'ers die de moeite nemen om er echt kennis mee te maken en er over na te denken, worden beloond met zeer tevreden gebruikers.  BI-Team is er aan gewend om op het raakvlak van de Business en de ICT te werken en te communiceren.

De praktijk bewijst het

Onze stellingen worden onderschreven door het OLAP Report en de OLAP Survey. Het OLAP Report is de bekendste en meest omvattende OLAP-analyse. De OLAP Survey is sinds 2000 het grootste onderzoek onder gebruikers van OLAP-toepassingen. Grote leveranciers van BI en bekende analisten als Gartner geven stelselmatig af op Excel gebruik in BI omgevingen. En er wordt zelden ingegaan op de voor de hand liggende en al lang bekende mogelijkheid om Excel als een perfecte client voor een OLAP database in te ztten. Wel zien we dat veel grote leveranciers sinds kort voorzieningen aanbieden waarmee data eenvoudig naar Excel kan worden overgezet. Maar dat levert niet de kracht waar het de aktieve gebruiker om te doen is. De praktijk bewijst dat spreadsheets niet weg gaan omdat analisten en verkopers dat zeggen.

Op zich is er van Spreadsheet OLAP niet zo'n bijzonder verhaal te maken, TOTDAT U HET IN WERKING ZIET. Spreadsheet friendly OLAP is wereldwijd in gebruik bij veel grote ondernemingen. Van alle OLAP producten heeft het bekendste spreadsheet friendly OLAP product, Applix TM1, vrijwel de geringste kans om tot evaluties door te dringen, maar als dat eenmaal het geval is heeft het de hoogste kans (78%) om uitgekozen te worden! (OLAP Survey 6). Als reden wordt verondersteld dat ICT de lijst samenstelt en dat de gebruikers uiteindelijk kiezen. Dit gegeven is op zich voldoende reden om altijd een spreadsheet friendly OLAP product in uw evaluatie voor een te kiezen BI omgeving mee te nemen. Pas door er mee te werken wordt duidelijk hoe goed inzetbaar een spreadsheet friendly OLAP omgeving is.

BI wordt ingezet om de organisatie te sturen op basis van feiten en visie. Wij kunnen u alleen maar aanraden om hetzelfde te doen met de keuze voor een BI tool. Uit onderzoek blijkt dat de keuze voor een BI tool samenhangt met de bron waar men advies heeft gezocht. Aanschaf van de OLAP Survey en het OLAP Report verdienen zich snel terug. Dit grootscheepse onderzoek onder gebruikers is onafhankelijk en wordt niet gesponsord door leveranciers. Juist daarom heeft het de waarde waar u dan ook voor moet betalen. Uiteraard blijft het leuk om kennis te nemen van grootse visies en vergezichten, maar in de OLAP Survey kunt u zien wat 6 jaar onderzoek onder echte gebruikers zoals u aan inzichten heeft opgeleverd. En dan denken we vooral aan ervaringen met inzetbaarheid, productiviteit en rentabiliteit van BI/OLAP omgevingen.

OLAP

OLAP kan je omschrijven als: Een techniek waarmee gegevens toegankelijk worden gemaakt op een manier zoals een mens over organisaties en andere aandachtsgebieden denkt. Dit is een onderscheid met een relationele database, die er op is ingericht zodat de computer goed gegevens vast kan leggen.

OLAP staat voor On-Line Analytical Processing; daarbij worden vooral multidimensionele databases gebruikt. In hetzelfde jargon wordt voor het typische gebruik van 'gewone'  relationele databases vaak de term OLTP gebruikt, On-Line Transaction Processing.

• In beide gevallen is de database On-Line, de database-server is voortdurend bereikbaar en reageert in real-time
  
• Een relationele database is er op gemaakt om gegevens vast te leggen, transacties uit te voeren
• Een dimensionele database is er op gemaakt om data optimaal toegankelijk te maken voor analyse

Multidimensioneel

De betekenis van de afkorting OLAP is dus gekoppeld aan het begrip multidimensioneel.

Een voorbeeld van multidimensioneel denken is: de omzet in Euro per regio, jaar, productgroep en klantensegment.

De dimensies zijn dan: Regio's, Jaren, Producten en Klantsegmenten.

Door voor elke dimensie een zogenaamd element te kiezen wordt een feit uit de database gehaald of er naar toe geschreven, bijvoorbeeld de omzet in Euro voor: Noord, 2007, Wuppies, Peuters.

De omzet in euro heet dan het feit; er kunnen uiteraard meerdere feiten worden opgeslagen.

Spreadsheet friendly OLAP

Het gaat altijd om een add-in voor Excel die cellen linkt aan een OLAP database, waardoor de gegevens centraal in een server zijn opgeslagen. Daarbij moet net zo snel op ingevoerde waarden worden gereageerd als bij een spreadsheet zonder die verbinding. Volg deze link voor meer informatie:  www.exceluser.com, wat ook de bron is van het volgende citaat:

Excel-friendly OLAP programs have four general characteristics.

1. They use spreadsheet functions to populate Excel;

2. They provide many spreadsheet functions;

3. They reference many cubes in one worksheet;

4. Users can control the OLAP database.